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Mandat et organisation du Registrariat

 

Mandat de la registraire

Le mandat confié à la registraire par les règlements de l'Université porte sur les dossiers officiels des candidats et des étudiants, d'une part, sur l'information officielle relative aux programmes et aux cours, d'autre part.

La registraire remplit ce mandat à l'aide d'équipes qui relèvent de sa responsabilité, à savoir:

 

Admission

Cette unité reçoit les demandes d'admission aux programmes de premier, de deuxième et de troisième cycles. Elle constitue les dossiers des candidats, étudie l'admissibilité, les soumet aux comités de sélection ou d'admission, reçoit les recommandations de ces derniers et prononce l'admission des candidats. C'est à elle que sont adressées les demandes d'appel.

Elle assure, par ailleurs, l'application des règlements universitaires relatifs à l'admission et aux politiques d'admission en vigueur, interprète les règlements et règle en première instance, sur recommandation du doyen ou du directeur de programme concerné, les cas litigieux en matière d'admission.

 

Dossiers universitaires

Cette unité est responsable de la conservation et de la mise à jour du dossier officiel de l'étudiant, de l'émission périodique des relevés de notes officiels, des listes officielles d'étudiants, de l'étude des demandes et des recommandations d'équivalence et de leur sanction, de la transmission des parchemins aux diplômés et de la conservation du dossier universitaire des étudiants inactifs.

Elle exerce une fonction d'information et de communication avec les étudiants et les responsables de programmes concernant l'organisation des séances d'inscription et des trimestres d'enseignement, en diffusant l'information officielle véhiculée par les calendriers universitaires, la convocation aux inscriptions, les horaires de cours. Cette unité interprète les règlements relatifs aux régimes des études et au dossier étudiant et en assure l'application.

 

Services administratifs

Cette unité assure l’interface directe avec la clientèle étudiante et les organismes externes, apporte le support opérationnel et informatique auprès des autres divisions du Registrariat, assume la responsabilité du site Web, du mobile UQAM portail étudiant et des services Web afférents.

Elle est organisée en trois sous-divisions: le service à la clientèle, le soutien aux opérations et les systèmes d’information.

Service à la clientèle

  • Cette sous-division a pour principale mission la coordination des services offerts aux candidats et aux étudiants à ses comptoirs de services, au téléphone et par courriel.
  • Le service à la clientèle se charge également de la gestion des documents identitaires des étudiants.

Service de soutien aux opérations

  • Cette sous-division assure le soutien logistique de toutes les opérations du Registrariat. À l’exception du matériel informatique, elle voit à la commande, à la réception, au classement et à l’expédition de tout le matériel nécessaire au travail du Registrariat. Elle est aussi responsable de la salle des dossiers actifs dès leurs création jusqu’à leur archivage.

Systèmes d’information

  • Cette sous-division travaille au développement des systèmes d'information relatifs à la gestion des études à l'UQAM. Ces systèmes sont destinés aux étudiants, aux personnels enseignants et non enseignants. Elle a aussi la responsabilité d'assurer, conjointement avec le Service de l'informatique, l'exploitation des systèmes existants d'information et de gestion des études.
UQAM - Université du Québec à Montréal  ›  Mise à jour : 9 avril 2016